Informaţii necesar a fi făcute publice de administratorul de arhivă electronică
Prin ordinul 366 din 02.05.2018 emis de Ministerului Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale centrul de date aparţinând S.C. ZIPPER SERVICES SRL este autorizat să desfăşoare operaţiuni de arhivare electronică în condiţiile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică. Prin acest ordin se certifică faptul că centrul de date îndeplineşte condiţiile stabilite de dispoziţiile art. 17 din Legea nr. 135/2007 şi prevederile art. 8-12 din Ordinul ministrului comunicaţiilor şi societăţii informaţionale nr. 489/2009 privind normele metodologice de autorizare a centrelor de date.Autorizarea s-a acordat pe o perioadă de 3 ani de la data comunicării ordinului şi va fi reînnoită pe baza procedurii prevăzute în Ordinul ministrului comunicaţiilor şi societăţii informaţionale nr. 489/2009.
Prin ordinul nr. 383 din 08.05.2018 emis de Ministerului Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale, administratorul arhivei electronice S.C. ZIPPER SERVICES S.R.L. este acreditat să desfăşoare activităţi de management al arhivei electronice în condiţiile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică şi prevederile Ordinului ministrului comunicaţiilor şi societăţii informaţionale nr. 493/2009 privind normele tehnice şi metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică.
Zipper Services pune la dispoziția potențialilor săi clienți următoarele informații referitoare la sistemul de arhivare electronică deținut, denumit RepoZIP.
1. Descrierea generală a politicilor, procedurilor şi tehnologiilor utilizate
Sistemul de arhivare electronică RepoZIP este un sistem dezvoltat ce folosește cele mai noi tehnologii în domeniu, fiind conceput pentru a răspunde integral cerinţelor de arhivare electronică stabilite de reglementările legale în domeniu din România și cu respectarea specificațiilor tehnice IETF LTANS (Long Term Archive and Notary Service).
Sistemul RepoZIP are o arhitectură modulară de înaltă fiabilitate, optimizată și scalabilă ce asigură performanţa necesară unui sistem de arhivare electronică.
RepoZIP permite păstrarea în formă electronică, nemodificabilă a documentelor, pe termen determinat sau nelimitat, aparţinând Zipper Services sau terţilor, în conformitate cu nomenclatorul arhivistic al titularului al dreptului de dispoziţie asupra documentului şi cu prevederile Legii nr. 135/2007 şi Legii nr.16/1996, împreună cu modificările şi completările ulterioare.
Rolul sistemului RepoZIP este de a colecta, stoca, organiza şi cataloga documentele în formă electronică, cu caracter confidenţial sau de uz intern, în scopul conservării, consultării şi redării acestora, în conformitate cu reglementările în vigoare. Mentionam ca in sistemul RepoZIP nu se arhivează documente care conţin informaţii clasificate în sensul Legii nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate.
Păstrarea documentelor în sistemul RepoZIP se face pe perioada stabilită de către client prin nomenclatorul arhivistic. După expirarea termenului de păstrare, documentele pentru care nu a fost prelungit acest termen de către titularului dreptului de dispoziţie asupra documentelor şi / sau de Arhivele Naţionale, acestea se distrug conform legii.
Orice document care urmează sa fie arhivat în sistemul RepoZIP trebuie să fie încadrat într-o categorie și un tip de documente, conform nomenclatorului arhivistic şi va avea asociat anumite criterii de căutare (cunoscute și sub numele de meta-descriptori).
Categoriile, tipurile de documente şi criteriile de căutare se vor stabili de comun acord de către client şi Zipper Services, înainte de începerea prestării serviciului, conform nomenclatorului arhivistic al clientului, avizat de Arhivele Naţionale.
Sistemul RepoZIP are o arhitectură modulară de înaltă fiabilitate, optimizată și scalabilă ce asigură performanţa necesară unui sistem de arhivare electronică.
RepoZIP permite păstrarea în formă electronică, nemodificabilă a documentelor, pe termen determinat sau nelimitat, aparţinând Zipper Services sau terţilor, în conformitate cu nomenclatorul arhivistic al titularului al dreptului de dispoziţie asupra documentului şi cu prevederile Legii nr. 135/2007 şi Legii nr.16/1996, împreună cu modificările şi completările ulterioare.
Rolul sistemului RepoZIP este de a colecta, stoca, organiza şi cataloga documentele în formă electronică, cu caracter confidenţial sau de uz intern, în scopul conservării, consultării şi redării acestora, în conformitate cu reglementările în vigoare. Mentionam ca in sistemul RepoZIP nu se arhivează documente care conţin informaţii clasificate în sensul Legii nr. 182/2002 privind protecţia informaţiilor clasificate.
Păstrarea documentelor în sistemul RepoZIP se face pe perioada stabilită de către client prin nomenclatorul arhivistic. După expirarea termenului de păstrare, documentele pentru care nu a fost prelungit acest termen de către titularului dreptului de dispoziţie asupra documentelor şi / sau de Arhivele Naţionale, acestea se distrug conform legii.
Orice document care urmează sa fie arhivat în sistemul RepoZIP trebuie să fie încadrat într-o categorie și un tip de documente, conform nomenclatorului arhivistic şi va avea asociat anumite criterii de căutare (cunoscute și sub numele de meta-descriptori).
Categoriile, tipurile de documente şi criteriile de căutare se vor stabili de comun acord de către client şi Zipper Services, înainte de începerea prestării serviciului, conform nomenclatorului arhivistic al clientului, avizat de Arhivele Naţionale.
2. Asigurarea confidenţialităţii, autenticității, integrităţii, disponibilităţii și non-repudierii datelor și datelor și a documentelor arhivate în formă electronică
RepoZIP asigură și garantează confidențialitatea, autenticitatea, integritatea, disponibilitatea și non-repudierea datelor și documentelor pe toată durata de păstrare în arhivă, prin utilizarea unor sisteme informatice moderne, scalabile, care păstrează în siguranţă documentele arhivate.
Sistemul RepoZIP dispune de mecanisme corespunzătoare pentru a asigura confidenţialitatea și caracterul privat al informaţiilor stocate. Toate informaţiile stocate vor fi obținute, păstrate şi procesate în concordanţă cu legile în vigoare, în mod special cu Regulamentul european privind protectia datelor cu caracter personal. (Regulamentul GDPR 679/2016)
Integritatea și autenticitatea documentelor arhivate este asigurată prin faptul că acestea sunt semnate de titularul dreptului de dispoziţie şi contrasemnate de administratorul arhivei. Este verificată valabilitatea semnaturii electronice a titularului dreptului de dispoziție asupra documentului. Dacă un document nu îndeplineşte criteriile de integritate acesta este automat marcat şi nu va putea fi arhivat.
Accesul la sistemul de arhivare electronică al ZIPPER SERVICES (RepoZIP) se realizează prin intermediul unor linii de comunicaţii securizate tip VPN între client şi ZIPPER SERVICES. Autentificarea la sistem se bazează pe parole de utilizator, cat si pe metode de autentificare One-Time-Password.
Accesul la documentele arhivate este restricţionat, un utilizator poate regăsi un document arhivat doar dacă face parte din grupul de acces stabilit de participant pentru accesarea documentului şi are nivelul de securitate adecvat pentru a putea vizualiza documentul. Serviciile de arhivare electronică sunt disponibile clienților RepoZIP în intervalul de operare precizat în documentaţia sistemului, comunicată participanţilor la semnarea contractului.
Sistemul RepoZIP este găzduit de centrul de date Zipper Services, construit pe o arhitectură redundantă, de înaltă performanță și disponibilitate a serviciilor, folosind o structură distribuită, constituit din 2 containere situate în 2 geolocatii diferite. Sistemul are incluse facilităţi de recuperare în caz de dezastru a operaţiunilor de introducere în arhivă şi / sau consultare a documentelor arhivate electronic.
Non-repudierea datelor și documentelor este asigurată prin faptul că operaţiile care se efectuează asupra arhivei electronice sunt jurnalizate, înregistrările de audit conţinând data şi ora evenimentului, tipul evenimentului, rezultatul (succesul sau eşecul) evenimentului.
Sistemul RepoZIP dispune de mecanisme corespunzătoare pentru a asigura confidenţialitatea și caracterul privat al informaţiilor stocate. Toate informaţiile stocate vor fi obținute, păstrate şi procesate în concordanţă cu legile în vigoare, în mod special cu Regulamentul european privind protectia datelor cu caracter personal. (Regulamentul GDPR 679/2016)
Integritatea și autenticitatea documentelor arhivate este asigurată prin faptul că acestea sunt semnate de titularul dreptului de dispoziţie şi contrasemnate de administratorul arhivei. Este verificată valabilitatea semnaturii electronice a titularului dreptului de dispoziție asupra documentului. Dacă un document nu îndeplineşte criteriile de integritate acesta este automat marcat şi nu va putea fi arhivat.
Accesul la sistemul de arhivare electronică al ZIPPER SERVICES (RepoZIP) se realizează prin intermediul unor linii de comunicaţii securizate tip VPN între client şi ZIPPER SERVICES. Autentificarea la sistem se bazează pe parole de utilizator, cat si pe metode de autentificare One-Time-Password.
Accesul la documentele arhivate este restricţionat, un utilizator poate regăsi un document arhivat doar dacă face parte din grupul de acces stabilit de participant pentru accesarea documentului şi are nivelul de securitate adecvat pentru a putea vizualiza documentul. Serviciile de arhivare electronică sunt disponibile clienților RepoZIP în intervalul de operare precizat în documentaţia sistemului, comunicată participanţilor la semnarea contractului.
Sistemul RepoZIP este găzduit de centrul de date Zipper Services, construit pe o arhitectură redundantă, de înaltă performanță și disponibilitate a serviciilor, folosind o structură distribuită, constituit din 2 containere situate în 2 geolocatii diferite. Sistemul are incluse facilităţi de recuperare în caz de dezastru a operaţiunilor de introducere în arhivă şi / sau consultare a documentelor arhivate electronic.
Non-repudierea datelor și documentelor este asigurată prin faptul că operaţiile care se efectuează asupra arhivei electronice sunt jurnalizate, înregistrările de audit conţinând data şi ora evenimentului, tipul evenimentului, rezultatul (succesul sau eşecul) evenimentului.
3. Obligaţiile clientului RepoZIP
Pentru desfăşurarea în mod corespunzător a activităţii de arhivare electronică, clientul trebuie să pună la dispoziţia ZIPPER SERVICES:
a) extrasul din Nomenclatorul arhivistic propriu, aprobat de către conducerea firmei clientului şi avizat de către Arhivele Naţionale;
b) lista semnată a categoriilor, tipurilor de documente şi criteriilor de căutare (meta-descriptori) aferente acestora, precum şi formatele digitale ale programelor utilizate pentru vizualizarea documentelor în format electronic;
c) documentul semnat prin care clientul stabileşte regimul de acces la documentele în formă electronică ce urmează a fi arhivate;
d) documentul semnat prin care se stabileşte valoarea de copie sau original a documentelor ce urmează a fi arhivate.
De asemenea clientul trebuie:
• să dețină un certificat digital calificat de la un furnizor autorizat de certificate, verificat în prealabil și de Zipper Services, în vederea aplicării, de către Client, a semnăturii electronice pe documentele ce urmează a fi arhivate electronic;
• să desemneze utilizatorii și permisiunile aferente pentru persoanele care vor avea acces în sistemul RepoZIP pentru introducerea, căutarea şi regăsirea documentelor arhivate.
• să întreprindă toate acţiunile posibile în vederea protecţiei numelui de identificare şi a parolei necesare utilizării serviciilor furnizate. Beneficiarul răspunde de orice eveniment sau fapte care s-au petrecut prin utilizarea numelui său de identificare şi a parolei de accesare, cu excepţia cazului în care evenimentul sau acţiunea s-a petrecut din motive care pot fi imputate ZIPPER SERVICES.
Pentru a accesa serviciile de arhivare electronică oferite de ZIPPER SERVICES sunt necesare cunoştinţe minime de utilizare a unui browser web.
a) extrasul din Nomenclatorul arhivistic propriu, aprobat de către conducerea firmei clientului şi avizat de către Arhivele Naţionale;
b) lista semnată a categoriilor, tipurilor de documente şi criteriilor de căutare (meta-descriptori) aferente acestora, precum şi formatele digitale ale programelor utilizate pentru vizualizarea documentelor în format electronic;
c) documentul semnat prin care clientul stabileşte regimul de acces la documentele în formă electronică ce urmează a fi arhivate;
d) documentul semnat prin care se stabileşte valoarea de copie sau original a documentelor ce urmează a fi arhivate.
De asemenea clientul trebuie:
• să dețină un certificat digital calificat de la un furnizor autorizat de certificate, verificat în prealabil și de Zipper Services, în vederea aplicării, de către Client, a semnăturii electronice pe documentele ce urmează a fi arhivate electronic;
• să desemneze utilizatorii și permisiunile aferente pentru persoanele care vor avea acces în sistemul RepoZIP pentru introducerea, căutarea şi regăsirea documentelor arhivate.
• să întreprindă toate acţiunile posibile în vederea protecţiei numelui de identificare şi a parolei necesare utilizării serviciilor furnizate. Beneficiarul răspunde de orice eveniment sau fapte care s-au petrecut prin utilizarea numelui său de identificare şi a parolei de accesare, cu excepţia cazului în care evenimentul sau acţiunea s-a petrecut din motive care pot fi imputate ZIPPER SERVICES.
Pentru a accesa serviciile de arhivare electronică oferite de ZIPPER SERVICES sunt necesare cunoştinţe minime de utilizare a unui browser web.
4. Servicii opționale / complementare
ZIPPER SERVICES oferă clienţilor soluţii opționale (standard sau particularizate) pentru automatizarea proceselor de transmitere a documentelor clientului în zona tampon RepoZIP, precum şi următoarele servicii opţionale / complementare:
a) serviciul de asigurare a continuităţii operaţionale, prin care sunt furnizate clientului în situaţiile de urgenţă, documentele proprii solicitate de acesta, atunci când acesta nu poate efectua căutarea şi regăsirea lor în arhivă, din motive care nu ţin de funcţionarea sistemului RepoZIP;
b) servicii de instruire în vederea utilizării RepoZIP;
c) servicii de furnizare a inventarelor documentelor titularului dreptului de dispoziţie arhivate în RepoZIP;
d) servicii de furnizare rapoarte personalizate;
a) serviciul de asigurare a continuităţii operaţionale, prin care sunt furnizate clientului în situaţiile de urgenţă, documentele proprii solicitate de acesta, atunci când acesta nu poate efectua căutarea şi regăsirea lor în arhivă, din motive care nu ţin de funcţionarea sistemului RepoZIP;
b) servicii de instruire în vederea utilizării RepoZIP;
c) servicii de furnizare a inventarelor documentelor titularului dreptului de dispoziţie arhivate în RepoZIP;
d) servicii de furnizare rapoarte personalizate;